Teamlead Sales Administration

Proclinical sucht einen Teamleiter für die Vertriebsverwaltung, um ein dynamisches Team zu überwachen und zu führen. In dieser Rolle konzentrieren Sie sich auf die Optimierung von Prozessen, die Sicherstellung betrieblicher Effizienz und die Förderung der Teamentwicklung. Sie arbeiten mit funktionsübergreifenden Abteilungen zusammen, um nahtlose Order-to-Cash-Prozesse sicherzustellen und den Kunden außergewöhnliche administrative Unterstützung zu bieten.

Verantwortlichkeiten:

• Leitung und Leitung des Vertriebsadministrationsteams sowie technische und disziplinäre Beratung.
• Bestehende Prozesse kontinuierlich zu verbessern, um Qualität, Geschwindigkeit und Effizienz zu steigern.
• Entwicklung der Teamfähigkeiten durch Coaching, Feedback und Schulungen, wobei Dokumentation über eine Skill-Block-Matrix geführt wird.
• Ressourcen effektiv planen und zuweisen, einschließlich Aufgabenverteilung, Zeitmanagement und Abwesenheitsplanung.
• Definieren, implementieren und überwachen von Key Performance Indicators (KPIs) für die Abteilung.
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur Lösung abrechnungsbezogener Anfragen.
• Unterstützung der Beschwerdebearbeitung und Rechnungsanfragen.
• Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen mit internen Abteilungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Unterstützung bei der Haushaltsabstimmung und Kostenkontrolle für die Abteilung.
• Erstellung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für jährliche Finanzprüfungen.
• Sicherstellung einer genauen und zeitnahen Abwicklung von Kundenaufträgen sowie professioneller Bearbeitung administrativer Kundenanfragen.
• Überwachung von Auftragseingang, Auftragsbearbeitung und Rückstandskommunikation und proaktive Benachrichtigung der Kunden über Verzögerungen.
• Koordination mit Vertrieb, Logistik, Service und Finanzen, um reibungslose Order-to-Cash-Abläufe zu gewährleisten.
• Entwickeln, verwalten und aktualisieren Sie Arbeitsabläufe und -richtlinien im Zusammenhang mit Backoffice-Prozessen.
• Koordination und Vorbereitung von Kundenangeboten auf Basis der vom Vertriebsteam bereitgestellten Informationen.
• Erstellung und Verwaltung von Kundenverträgen, um die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen.
• Aufrechterhaltung der Vollständigkeit und Qualität der vertragsbezogenen Dokumentation.

Wichtige Fähigkeiten und Anforderungen:

• Hintergrund in Betriebswirtschaft oder gleichwertiger kommerzieller Ausbildung.
• Erfahrung in der Vertriebsverwaltung, im Kundenservice oder im Innendienst.
• Nachgewiesene Führungserfahrung mit der Fähigkeit, Teammitglieder zu motivieren und weiterzuentwickeln.
• Kompetenz in ERP- und CRM-Systemen, insbesondere SAGE und MS Dynamics.
• Starke Fähigkeiten in MS Office, insbesondere Excel und Word.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch gesprochen.
• Strukturierter, lösungsorientierter und selbstmotivierter Arbeitsstil.
• Teamspieler mit Widerstandsfähigkeit unter Druck und einer engagierten Einstellung.
• Ein hohes Maß an Integrität und eine geschäftliche Partner-Mentalität.

Sollten Sie Fragen oder Schwierigkeiten bei der Bewerbung haben, wenden Sie sich bitte an Niklas Kaminski unter der n.kaminski@proclinical.com.

Proclinical ist eine spezialisierte Personalberatung, die berufliche Chancen in der pharmazeutischen, biopharmazeutischen, biotechnologischen und medizintechnischen Branche anbietet.

Proclinical Staffing ist außerdem ein Arbeitgeber der Chancengleichheit.